Dal contratto con lo sponsor alla fattura accettata dallo SdI, senza ricopiare niente.
Lo sponsor è il caso in cui una società sportiva somiglia di più a un’azienda: c’è un contratto da firmare, una fattura da emettere, un pagamento da seguire. Di solito ognuna di queste cose sta in un posto diverso, e a dicembre nessuno sa più quanto aveva dato lo sponsor l’anno prima.
Amministrazione → Clienti/Fornitori. Le aziende con cui la società ha rapporti, con i dati che lo SdI pretende: partita IVA o codice fiscale, sede, codice destinatario o PEC. Le categorie le scrive la società, in Impostazioni → Categorie merceologiche: l’attività dello sponsor che finisce nel contratto («si occupa di …») viene dalla categoria della sua anagrafica.
Amministrazione → Sponsorizzazioni. Una riga per sponsor e per stagione: lo stesso sponsor torna ogni anno con importi e visibilità diversi, e lo storico è il motivo per cui esiste questa pagina. Nel menu è una voce a sé.
Nella scheda si indicano importo, periodo, marchio e, soprattutto, cosa offre la società. Le prestazioni — striscione, logo sulle divise, spazio sul sito… — si scrivono una volta in Impostazioni → Prestazioni sponsor (il + accanto alla scelta ci porta dritto), con il nome breve da scegliere e il testo completo che finisce nel contratto; nella sponsorizzazione si selezionano soltanto. Una prestazione già usata non si cancella: si spegne, e i contratti che l’avevano la tengono.
Dalla scheda si genera la bozza del contratto, su carta intestata con il logo e i dati della società, pronta da stampare e firmare: nessuna scritta «bozza» nel piè di pagina. Il testo è quello di Impostazioni → Testi dei documenti → Contratto di sponsorizzazione, e si modifica come un documento di testo: tabelle per le firme, allineamenti, grassetti. I dati — sponsor, importo, date, prestazioni, foro competente — entrano da soli dove ci sono i segnaposto.
Il foro competente non si indovina dalla sede: si scrive una volta nei dati della società (Il Club → Modifica → Contratti). Se manca, nel contratto resta una riga da compilare a mano, invece del nome sbagliato.
Quando il contratto è firmato, si carica la copia firmata nella stessa scheda.
Con un amico della società, un partner che dà visibilità in cambio di visibilità, l’accordo si scrive lo stesso, con importo 0. Prima di salvare il programma chiede conferma — un importo dimenticato è l’errore più comune — e poi la scheda lo segna come Gratuito.
Attenzione a un caso: se in cambio lo sponsor dà beni o servizi — materiale, divise, un servizio gratuito — l’accordo non è gratuito, è una sponsorizzazione in natura, che di solito va fatturata per il suo valore. In quel caso si scrive il valore come importo; nel dubbio, sentite il commercialista.
Caricato il contratto firmato da entrambe le parti, parte da solo una PEC allo sponsor — all’indirizzo PEC della sua anagrafica — con in allegato il contratto firmato e la copia in PDF della fattura di sponsorizzazione. Se la fattura non c’è ancora (di solito si fa dopo la firma), la scheda lo dice e il pulsante Invia per PEC la manda quando è pronta. La scheda mostra quando è partita e a chi; Invia di nuovo serve se lo sponsor la chiede un’altra volta, o se nella casella PEC della società arriva un «avviso di mancata accettazione»: la scheda segna la PEC come partita quando il server la prende in carico, ma il gestore può rifiutarla subito dopo. La copia alla società, se è accesa, va in copia conoscenza: la PEC non ammette la copia nascosta.
Il server della PEC si configura una volta in Impostazioni → Impostazioni Email → PEC, con una prova che manda una PEC alla casella della società stessa. Con Aruba (pec.it) come password va la password per programmi che Aruba rilascia apposta, non quella della webmail. Oggetto e testo («Alla C.a. di … In allegato Le invio il contratto vidimato e la fattura…») si cambiano in Testi dei documenti → Sponsor, con i segnaposto di chi firma e dello sponsor.
L’ultima parte della scheda, Sul sito pubblico, decide come lo sponsor compare sul sito: logo, nome, collegamento al suo sito, livello e descrizione. La descrizione si scrive come in un programma di videoscrittura — grassetto, corsivo, elenchi, collegamenti — e compare così nella pagina dello sponsor. Il resto della formattazione (colori, immagini incollate da altri siti) viene tolto da solo quando si salva, perché sul sito non rovini la pagina.
Sul sito ogni sponsor ha la sua pagina, con logo, descrizione intera, sito, social e un pulsante Condividi. La pagina «Sponsor» ne mostra l’elenco diviso per livello — prima i Gold, più grandi — con schede compatte: logo, nome, le prime due righe della descrizione e le icone di sito e social. Si clicca la scheda e si apre la pagina dello sponsor; anche il logo nella home porta lì.
Il link diretto alla pagina dello sponsor è nella scheda della sponsorizzazione, sotto Sul sito pubblico, con il pulsante per copiarlo: è quello da mandare allo sponsor, da mettere sui social o in un volantino. Condiviso su WhatsApp o sui social mostra il logo e le prime parole della descrizione. Cambiare il nome dello sponsor non rompe un link già girato; quando l’accordo finisce, il link porta all’elenco degli sponsor.
Accanto al sito si possono indicare le pagine social dello sponsor — Facebook,
Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn, X. Basta l’indirizzo della pagina o anche solo il nome
del profilo (@fornorossi): l’indirizzo lo compone il programma. Sul sito compaiono
come icone.
Lo sponsor è visibile solo con l’accordo Attivo, fra le date indicate e con «Mostra sul sito» acceso: cambiando lo stato o le date, il sito si aggiorna da solo.
È l’unico posto da cui si scrive lo sponsor sul sito: Gestione sito → Sponsor ne mostra l’elenco e rimanda qui. Anche un partner che non paga — un fornitore tecnico, un amico della società — si inserisce come sponsorizzazione, con importo zero.
Amministrazione → Fatture → Fatture emesse. Dalla sponsorizzazione si parte già con il cliente e con la riga compilata — «Attività di sponsorizzazione dal … al … attraverso … Vedi contratto del …» — che si può modificare, e il cui modello sta nei Testi dei documenti. La natura IVA ha accanto la spiegazione di ogni voce, per chi non la usa tutti i giorni.
I numeri sono due, e non vanno confusi:
Prima di produrre il file il programma fa tutti i controlli dell’Agenzia delle Entrate: dati del cedente e del cliente, numerazione, date, importi, aliquote e nature, e la verifica sul tracciato ufficiale FatturaPA (lo schema XSD). Se qualcosa non va lo dice prima, non dopo lo scarto. I caratteri che lo SdI non accetta (per esempio il trattino lungo copiato da Word) vengono convertiti da soli.
Dall’elenco delle fatture si scarica il file XML e lo si carica sul portale del proprio intermediario (per esempio Aruba), che lo trasmette allo SdI. Accanto c’è il PDF di cortesia, da mandare allo sponsor che non legge i file XML.
Lo stato della fattura si segna dalla bandierina: inviata, consegnata, mancata consegna, scartata… con data e note. Una fattura inviata non si modifica più; se è stata scartata, si azzera lo stato e si ripresenta corretta.
Cancellare una fattura è un’operazione da presidente: si può cancellare solo l’ultima dell’anno, e solo se non è mai stata inviata. Le altre si correggono con una nota di credito, come vuole la legge — il programma non lascia buchi nella numerazione.
Amministrazione → Fatture → Fatture ricevute. Il file XML che arriva per PEC si carica qui e diventa una fattura leggibile: chi l’ha mandata, quanto, per cosa, entro quando. Caricarla non crea ancora nessuna spesa: crea le scadenze.
Movimenti → Scadenze fornitori è la pagina di quello che si deve pagare. L’uscita in contabilità nasce da lì, il giorno in cui i soldi escono davvero.
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti a disposizione, senza vincoli.