Dal momento in cui qualcuno paga a quello in cui il bilancio torna.
Questa è la parte in cui un gestionale si dimostra utile o inutile. Il criterio è semplice: a giugno, alla chiusura del bilancio, occorre poter rispondere a «quanto è entrato e da chi» senza mettervi a sommare.
Amministrazione → Incassi. Si sceglie la quota da saldare, il metodo, la data e l’importo. Se l’importo è inferiore, la quota resta parzialmente aperta per la differenza — serve per chi paga in due volte.
Al momento della registrazione la ricevuta si genera da sola, numerata in progressione, e la famiglia la trova nella propria area senza doverla chiedere.
Il caso più problematico: il genitore paga, la società lo rileva dall’estratto conto tre giorni dopo, e nel frattempo lui vi ha già scritto due volte.
La famiglia può caricare la contabile dalla propria area. La quota passa in stato «in verifica»: non è saldata, ma è chiaro che qualcosa è successo, e la segreteria conferma quando vede l’accredito. È una piccola cosa che toglie una quantità sorprendente di messaggi.
Amministrazione → Ricevute. (Era la voce «Documenti».) Tutte le ricevute emesse, ricercabili per atleta, per periodo e per metodo, scaricabili una per una o in blocco.
Il blocco serve a gennaio, quando le famiglie chiedono le ricevute dell’anno per la detrazione delle spese sportive dei figli. Con l’elenco già pronto è mezz’ora; a mano è una settimana.
I promemoria partono da soli: uno quando la quota viene richiesta, uno dieci giorni prima della scadenza. Non servono elenchi da preparare né invii da lanciare.
Dopo la scadenza partono i solleciti, ai giorni che la società decide (di partenza dopo 7 e dopo 21 giorni). Giorni, testi e avviso in campanella si scelgono in Impostazioni → Testi dei documenti, fra i testi delle email delle quote. Chi preferisce decidere famiglia per famiglia lascia vuoti i giorni dei solleciti e li manda dallo scadenziario, a una quota, a tutte le scadute o solo a quelle selezionate.
Un sollecito automatico a una famiglia che sta attraversando un momento difficile è il genere di cosa che in una società di paese non si recupera. Per questo la scelta è della società: automatici, oppure a mano, uno per uno.
Amministrazione → Movimenti → Uscite. Affitto della palestra, arbitri, materiale, rimborsi allo staff, assicurazioni. Ogni movimento ha una categoria e una data.
Amministrazione → Movimenti. Le schede sono quelle del denaro: Incassi (la freccia in giù: entra) e Uscite (la freccia in su: esce), i pagamenti Da verificare, lo Scadenziario, le Scadenze fornitori e il Riepilogo.
Il riepilogo sta in una schermata: entrate, uscite, saldo e quanto resta da incassare nella stagione; il grafico delle entrate e delle uscite mese per mese; gli ultimi movimenti, entrate e uscite insieme. Le causali dicono cosa, per quando e per quale sport — «Quota mensile · ottobre 2026 · Basket», «Iscrizione 2026/2027 · Basket» — non solo «Quota mensile». Per il dettaglio: Tutti i movimenti (l’elenco completo, con filtri per stagione, tipo, periodo e testo), oppure le schede Incassi e Uscite. Gli elenchi lunghi sono divisi in pagine, si ordinano cliccando l’intestazione di una colonna e si filtrano scrivendo nella casella Cerca.
Le entrate sono quanto hanno versato le famiglie: la parte coperta dal voucher la paga la Regione, e non compare fra gli incassi.
Negli elenchi il metodo di pagamento è un’etichetta colorata. Una quota coperta dal voucher porta l’etichetta Voucher, una quota ancora da saldare Da pagare; un incasso senza metodo registrato porta Non indicato.
La scheda Incassi si legge dall’alto in basso. In cima, la fascia verde con la cifra che conta: quanto è arrivato in cassa, e come ci si arriva — pagato dalle famiglie, meno le commissioni dei gestori di pagamento, uguale netto. Accanto, il numero degli incassi con l’importo medio, il mese migliore e quanto è stato coperto da altri (voucher, agevolazioni, omaggi). Sotto, due figure: il netto mese per mese e la parte di ogni metodo (contanti, bonifico, PayPal…). Poi l’elenco, con i filtri nella sua intestazione: stagione e metodo si applicano appena scelti, le date con l’imbuto, la ✕ li toglie tutti. Ogni riga dice chi, per cosa, con che metodo, quanto ha pagato la famiglia e quanto è arrivato, con la commissione sotto in rosso quando c’è.
Non è contabilità in partita doppia e non pretende di esserlo: serve a sapere dove vanno i soldi e a preparare i numeri per chi fa il bilancio.
Amministrazione → Report. Entrate per disciplina, per gruppo, per periodo; incassato contro atteso; morosità.
Il riepilogo più utile all’atto pratico è incassato contro atteso per gruppo: dice a colpo d’occhio quale squadra è indietro, e di solito la risposta non è quella che ci si aspetta.
Detto qui e non nascosto in fondo:
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti a disposizione, senza vincoli.