Quanto si paga, chi paga meno e perché — scritto una volta, applicato da solo.
Il listino è la cosa che nelle società vive su un foglio di calcolo con dentro dodici eccezioni che conosce una persona sola. Quando quella persona non c’è, nessuno sa più quanto deve pagare chi.
Amministrazione → Listino quote. Una voce di listino è: una disciplina, una fascia o divisione, un importo, una cadenza.
Le cadenze disponibili sono mensile, bimestrale, trimestrale, stagionale e una tantum. La cosa che conviene sapere: non serve un listino separato per chi paga a rate. Si imposta l’importo di stagione e la cadenza, e il programma genera le rate con le loro scadenze.
Alla quota di iscrizione — quella una tantum di inizio anno, che spesso comprende l’assicurazione e il kit — si dedica una voce a sé: è di natura diversa dalle mensilità e nell’estratto conto è giusto che si veda separata.
Amministrazione → Agevolazioni. Qui si scrivono le eccezioni, invece di ricordarsele:
Come si riconoscono i fratelli. Sono fratelli gli atleti attivi collegati allo stesso genitore. Il gestionale riconosce la stessa famiglia anche quando il genitore è stato registrato due volte, una per figlio, con lo stesso codice fiscale o la stessa email. Vale anche quando un figlio è collegato alla madre e l’altro al padre, purché i due genitori risultino insieme su almeno un figlio. Il «primo figlio» è il primo iscritto. Se lo sconto non scatta, di solito un figlio ha un genitore che non è collegato a nessun altro: lo si collega nella scheda dell’atleta.
Una quota gratuita che non viene registrata è una quota che a giugno risulta non pagata, e qualcuno manda un sollecito alla famiglia a cui il consiglio l’aveva regalata.
Amministrazione → Voucher. I contributi regionali per l’avviamento allo sport si gestiscono come una forma di pagamento, non come una nota a margine.
La domanda la dichiara la famiglia (iscrivendosi, o dal proprio portale) oppure la segreteria, dall’iscrizione allo sportello o dal riquadro Voucher regionale nella scheda dell’atleta — che è la strada per le domande presentate a stagione cominciata, cioè quasi tutte. Serve il numero di protocollo: è con quello che la si cerca in graduatoria.
Le famiglie compilano di fretta: le domande a cui manca qualcosa (ente, bando, importo, genitore) sono segnate, e con il filtro Da completare si vedono tutte insieme. Con la matita si corregge tutto tranne il protocollo, che è il riferimento della domanda presso l’ente. Ogni riga ha i recapiti del genitore, per chiamare senza cercarli.
Quando la Regione pubblica la graduatoria, non serve cercare i protocolli uno per uno. Nel riquadro Controlla la graduatoria si indica, per gli ammessi e per gli esclusi, il link della pubblicazione, oppure il file scaricato (PDF, Excel, CSV), oppure il testo copiato. Il programma cerca ogni domanda in attesa e propone l’esito: in graduatoria, fra gli esclusi, in tutti e due gli elenchi (da guardare a mano), non trovata.
Niente si registra finché non si conferma. Si guarda la proposta, si corregge l’importo se serve (le graduatorie spesso non lo riportano: si propone quello del bando, se lo si indica, o quello richiesto) e si conferma. I link restano salvati per il controllo successivo.
Per chi è escluso la famiglia riceve subito la notifica nel gestionale e un’email che spiega l’esito e a chi rivolgersi; se non ha né un account né un’email, la domanda resta in evidenza «da avvisare».
Il voucher è un credito — per la Regione Campania 400 € — che scende ogni mese della quota mensile di listino, senza agevolazioni, dall’inizio delle attività (il 1° settembre). Nel mese in cui il credito non basta più la famiglia versa la differenza; dopo, quote normali, agevolazioni comprese. Tetto e giorno di inizio si cambiano nel riquadro Regole del voucher.
Nello stesso riquadro la società sceglie se anche la quota di iscrizione si paga con il voucher. Di partenza no: l’iscrizione resta a carico della famiglia. Se sì, il credito copre prima l’iscrizione della stagione e poi le mensilità: con l’iscrizione a 50 € e la mensile a 45 €, restano 350 € e i mesi coperti diventano sette, con il mese a metà ad aprile. Un’iscrizione già pagata dalla famiglia resta pagata e non consuma il credito; una già chiesta e non pagata diventa pagata dal voucher, e se il piano si annulla torna da pagare.
Un esempio, con la mensile a 45 €: da settembre ad aprile il voucher copre tutto (8 mesi, 360 €); a maggio copre gli ultimi 40 € e la famiglia versa 5 €; da giugno paga la famiglia. Se la mensile costa meno e il credito basta per tutta la stagione, il programma lo dice, con quanto avanza.
Quando un voucher diventa ammesso, il piano diventa quote da solo: i mesi coperti sono una quota «pagata dal voucher» — la famiglia non versa niente e non riceve ricevuta. Il mese a metà non si chiede subito: la quota della sola differenza nasce da sola il primo giorno dell’ultimo mese coperto, quando il credito sta finendo (nell’esempio il 1° aprile per i 5 € di maggio). In quel momento la famiglia riceve l’avviso, e va pagata entro la fine del mese prima. Fino ad allora la famiglia non vede niente da pagare. Le quote mensili ancora aperte in quei mesi vengono sostituite; i mesi che la famiglia aveva già pagato restano pagati e non consumano il credito. La quota mensile la sceglie il programma dallo sport dell’atleta; se ce n’è più d’una, la si cambia con l’etichetta accanto al voucher, prima di applicare il piano.
Chi amministra lo legge in chiaro, nella riga del voucher e nella scheda dell’atleta: «Coperto dal voucher da settembre 2026 ad aprile 2027. A maggio 2027 il voucher copre 40 € e la famiglia versa 5 €. Da giugno 2027 la famiglia paga le quote normali». Se il voucher viene revocato, le quote del piano non ancora pagate se ne vanno con lui.
Nei conti la parte del voucher non è denaro delle famiglie: la ricevuta riporta quanto ha versato la famiglia, con la nota della parte coperta dal voucher; promemoria e solleciti chiedono solo quella parte, e non partono per le quote coperte per intero; nel quadro economico, negli incassi e sul cruscotto «pagato dalle famiglie» e «arrivato in cassa» non la contano. Quando arriva il momento di rendicontare alla Regione, il riepilogo di quanto è stato coperto, ente per ente e bando per bando, è già fatto.
La piattaforma della Regione mette a disposizione l’elenco di chi ha chiesto il voucher indicando la società (ElencoBeneficiari_export.xlsx). Lo si carica nel riquadro Elenco dei beneficiari della Regione e il programma lo confronta con gli atleti — dal codice fiscale, o da nome, cognome e data di nascita — e con le domande registrate:
La quota si richiede all’atleta: da quel momento compare fra i suoi «da pagare» e la famiglia la vede nella propria area. Le quote si possono richiedere una per una oppure in blocco a tutto un gruppo — che è quello che si fa a inizio stagione.
Nel modulo Richiedi quota della scheda dell’atleta c’è il riquadro Agevolazioni. Dice quanti figli ha la famiglia (con i nomi) e che numero è questo atleta. Scelte la quota e i mesi, mostra il prezzo di listino, ogni sconto applicato e quanto paga la famiglia. La richiesta nasce esattamente a quel prezzo. Se non c’è sconto, dice perché: agevolazioni spente, gruppo che le esclude, primo figlio, nessuna regola adatta.
Ogni quota ha una data di scadenza. È quella che fa funzionare tutto il resto: lo scadenziario, i promemoria automatici, l’evidenza delle morosità sul cruscotto. Una quota senza scadenza è una quota che non solleciterà mai nessuno.
Impostazioni → Metodi di pagamento. Contanti, bonifico, POS, carta. Per ciascuno si può indicare la commissione, in percentuale o fissa.
Serve a una cosa sola ma importante: sapere quanto è entrato davvero. Trecento euro incassati con una carta che trattiene l’1,5% sono duecentonovantacinque e cinquanta in cassa, e il bilancio deve dire quello.
Amministrazione → Scadenziario. Tutte le quote non saldate, con le scadute in evidenza, filtrabili per gruppo, per disciplina e per periodo.
È la pagina da aprire una volta alla settimana. Non serve costruire niente: se le quote hanno la loro scadenza, l’elenco si popola da solo.
Da qui parte il sollecito: dalla campanella della riga per una quota sola, con Sollecita le scadute per tutte, oppure spuntando solo quelle che si vogliono — con «seleziona tutte» o «seleziona le scadute» — e Sollecita le selezionate. Alle quote scadute parte il sollecito, a quelle non ancora scadute un promemoria, e nessuna famiglia riceve due email nello stesso giorno. Se sono molte, partono trenta per volta e il pulsante Continua manda le altre.
Sul cruscotto chi amministra trova quattro riquadri sulle quote della stagione:
Ogni nome apre la scheda dell’atleta. I riquadri compaiono da soli; chi non li vuole li toglie da Personalizza.
Amministrazione → Quote → Solo iscrizione, oppure il pulsante Cosa fare con ognuno nel riquadro del cruscotto. Non tutti quelli dell’elenco sono un problema: la pagina li divide per situazione e accanto a ognuno mette l’azione che serve.
| Situazione | Cosa vuol dire | Cosa si fa |
|---|---|---|
| Voucher da applicare | Il voucher è ammesso ma il credito non è ancora diventato quote. | Applica voucher: i mesi coperti risultano pagati, e la famiglia vede da quale mese torna a pagare. Con più atleti, Applica tutti. |
| Quota scaduta da sollecitare | La quota di frequenza è stata chiesta ed è scaduta. | Sollecita (o Sollecita tutti): parte l’email di sollecito. |
| Nessuna quota chiesta | Non c’è nessuna quota di frequenza, neanche da pagare. | Richiedi quota apre lo stesso modulo della scheda dell’atleta: quota (è già proposta la mensile del suo sport), mesi pagati insieme, «valida fino al», «da pagare entro» e il riquadro delle agevolazioni. In alternativa, Invita a scegliere: email e campanella che chiedono alla famiglia di scegliere la quota. |
| Nessuno sport attivo | Ha pagato l’iscrizione ma non risulta in nessuno sport. | Si apre la scheda e si verifica se frequenta. |
| In attesa della graduatoria | Ha chiesto il voucher e la Regione non l’ha ancora ammesso. | Si può aspettare, o chiedere intanto la prima quota. |
| Quota chiesta, non ancora scaduta | La quota c’è e il termine non è passato. | Niente: promemoria e solleciti partono da soli. |
| Attività non ancora iniziata | La stagione non è partita. | Niente. |
Quando non c’è niente da fare — un accordo con la società, un ragazzo in prova, un ritiro — A posto chiede il motivo (e una nota) e sposta l’atleta fra i Già verificati: il riquadro del cruscotto non lo conta più per quella stagione. Riapri lo rimette fra quelli da guardare. Il testo dell’invito a scegliere la quota si cambia in Impostazioni → Testi dei documenti, fra i testi delle email delle quote.
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti a disposizione, senza vincoli.