Le cose da impostare una volta sola, all’inizio, e da non toccare più.
Se l’installazione è stata curata dal fornitore, questa parte è già configurata. Serve quando cambia qualcosa: una sede nuova, una disciplina che si aggiunge, il consiglio che si rinnova.
Impostazioni → La società. Denominazione, codice fiscale, partita IVA se c’è, sede legale, numero di affiliazione, logo e colori sociali.
Non è una scheda burocratica da riempire e dimenticare: quei dati finiscono dentro i documenti — domande di ammissione, contratti dello staff, ricevute — e sull’intestazione del sito pubblico. Un codice fiscale sbagliato qui è un codice fiscale sbagliato su ogni ricevuta emessa da quel momento.
Il logo conviene caricarlo in formato PNG con lo sfondo trasparente: viene usato su fondo chiaro e su fondo scuro, e un logo con il rettangolo bianco attorno si vede.
Due dati che si dimenticano e servono: il tribunale competente (Modifica → Contratti), che va nei contratti e non è sempre la città della sede; le affiliazioni alle federazioni, con la loro scadenza, da cui il programma ricava la scadenza dei tesseramenti. I colori sociali — da uno a quattro, con lo stile della maglia — hanno la loro scheda Colori: vedi Divise, maglie e misure.
Sport → Sedi. Le palestre e gli impianti dove si allena, anche in comuni diversi. Ogni sede ha indirizzo, telefono e — se indicato — il collegamento alle mappe.
A ogni gruppo si assegna la sua sede. Da lì in poi la sede compare nel calendario, sulla pagina della squadra nel sito pubblico e nelle comunicazioni. Le società con due palestre sanno perché serve: metà delle domande dei genitori a settembre è «ma dove si allena?».
Impostazioni → Struttura sportiva. Le discipline sono definite dalla società: si creano, si rinominano, si disattivano. Ognuna ha un colore e un’icona, che poi ritrovate ovunque — nel cruscotto, nel calendario, nell’elenco dei gruppi.
Dentro ogni disciplina ci sono le divisioni: le categorie con cui organizzate i gruppi (minibasket, under 13, under 15, prima squadra, secondo la denominazione adottata).
Una disciplina con gruppi collegati non si può eliminare: prima si spostano o si chiudono i gruppi. È un impedimento voluto — cancellare una disciplina significherebbe far sparire lo storico di chi ci ha giocato.
Impostazioni → Ruoli tecnici. Allenatore, vice, preparatore atletico, dirigente accompagnatore: l’elenco non è fisso, viene definito dalla società, e determina la voce «Ruolo» nella scheda di ogni tecnico.
Un ruolo già assegnato a qualcuno non si elimina: si disattiva. Sparisce dalle scelte future e resta su chi ce l’ha, così i contratti già emessi continuano a dire il vero.
Impostazioni → Email. È la configurazione più importante e la più trascurata: senza, non parte niente. Non le credenziali di attivazione, non i promemoria delle quote, non gli avvisi delle comunicazioni.
Serve un indirizzo della società con i dati del suo server di posta (host, porta, utente, password, tipo di cifratura). Non va usato l’indirizzo personale del presidente: quando il presidente cambia, cambiano anche tutte le email automatiche della società.
C’è un pulsante Prova invio. Usatelo. Una configurazione email sbagliata non dà errore: semplicemente le email non arrivano, e ve ne accorgete a settembre quando trenta famiglie dicono di non aver ricevuto niente.
Il mittente non si scrive: è la denominazione della società, quella dell’anagrafica qui sopra, per tutte le email e per la PEC. Cambiando il nome in Il Club, cambia ovunque.
Nella stessa pagina c’è la PEC, la casella certificata della società: si usa solo per i documenti che devono partire per posta certificata — oggi il contratto di sponsorizzazione firmato, con la fattura (vedi Sponsor e fatture elettroniche). Anche qui c’è una prova, che manda una PEC alla casella della società stessa. Con Aruba (pec.it) la password è la password per programmi che Aruba rilascia apposta per i programmi di posta: quella della webmail non viene accettata.
Impostazioni → Testi documenti. Domanda di ammissione a socio, consenso al trattamento dei dati, consenso all’uso dell’immagine, regolamento. Sono i testi che il programma stampa riempiendoli con i dati della persona.
Vanno redatti una volta e con attenzione, perché sono i testi che i soci firmano: se si dichiara a un legale che questi sono i testi adottati, l’affermazione è vera alla lettera.
Qui stanno anche il contratto di sponsorizzazione e la riga delle sue fatture, e i testi delle email delle quote con i giorni dei promemoria e dei solleciti. Si scrivono come in un programma di videoscrittura — grassetti, allineamenti, tabelle per le firme — e l’anteprima mostra il documento come uscirà, con dati d’esempio al posto dei segnaposto.
Impostazioni → Voci di menu. Ogni sezione del programma si può spegnere. Se non si tiene il libro soci nel gestionale, quella voce può sparire per tutti invece di restare lì a fare confusione.
Spegnere una voce non cancella niente: i dati restano e la voce si può riaccendere. È una questione di ordine, non di sicurezza — per quella ci sono i permessi, che sono un’altra cosa e stanno nel capitolo Amministrare il sistema.
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti a disposizione, senza vincoli.